‘De meeste vergaderingen zijn een regelrechte aanslag op de menselijke ziel’
Hoe zorg je ervoor dat een vergadering nuttig is? Een team Amerikaanse deskundigen op het gebied van menselijke prestaties - van neurowetenschappers tot topsportcoaches - kwam onlangs bijeen om die vraag te beantwoorden. Zij bespraken de laatste wetenschappelijke vondsten voor een vergadering waar je wél wat aan hebt.
Delen per e-mail
Vergaderen, niet veel werknemers zullen een gat in de lucht springen als dat op de agenda staat. Met hoeveel deskundige mensen je ook in een ruimte zit, op de een of andere manier worden er zelden spijkers met koppen geslagen in zo’n overleg - dat meestal ook nog uitloopt.
Hoe maak je van een vergadering iets waar de deelnemers en de organisatie nu écht baat bij hebben? Om dat dilemma op te lossen kwam een team specialisten op het gebied van superieure menselijke prestaties - hartchirurgen, voormalige elitemilitairen, basketballcoaches uit de NBA, neurowetenschappers en spirituele leiders - onlangs bijeen in een vergaderzaal van Stanford University, meldt de BBC.
Moonshot
Daar bespraken zij het probleem bij een zogeheten Moonshot Summit, een term die normaal wordt gebruikt voor discussies over belangrijke zaken met een schier onmogelijk te behalen doel (zoals het bereiken van de maan ooit was voor de wetenschappers van NASA).
Juist omdat vergaderen zoiets doodgewoons is, zouden we er meer aandacht aan moeten besteden, vinden de organisatoren van de bijeenkomst. Om immers tot de oplossing voor de grote kwesties te komen, zullen mensen bij elkaar in een kamertje moeten komen, informatie moeten uitwisselen en tot besluiten moeten komen. ,,Het bespreken van standpunten is zo’n essentieel onderdeel van een team of organisatie, maar het is iets waar we nauwelijks acht voor hebben’’, verklaart consultancyexpert Andy Walshe.
Vergaderen is vaak verre van productief, ziet hij. ,,Je richt je op het grote plaatje, maar als je niet effectief met elkaar communiceert, wordt de benodigde informatie niet goed gedeeld en begrijp je elkaar niet. Een slechte vergadering is de aanzet tot alle andere slechte beslissingen binnen een organisatie.’’
Een slechte vergadering is de aanzet tot alle andere slechte beslissingen binnen een organisatie
Deelnemer Sue Philips, mede-oprichter van een onderzoeksbureau, vindt de huidige manier van vergaderen een kwalijke zaak. ,,Ik geloof echt dat de meeste vergaderingen een regelrechte aanslag zijn op de menselijke ziel’’, zegt ze. ,,Mensen worden erdoor gereduceerd tot slechts hun functionele waarde. Wie zij zijn maakt op dat moment en op die plek helemaal niet meer uit.’’
Hittesensoren
De hamvraag: deze vergadering over vergaderen, leidde dat wel ergens toe? Creatieve ideeën kwamen er zeker uit de brainstormsessies: laat iedereen dezelfde kleur overall dragen om hiërarchische verschillen tegen te gaan, wissel stukken van tevoren uit en laat deelnemers elkaars ideeën presenteren, of richt de ruimte in met hittesensoren zodat de gespreksleider kan zien of iemand blij of juist gestrest raakt tijdens de discussie. Nog radicaler: schrap alle vergaderingen en kijk wat er uit de daarop volgende chaos ontstaat.
Of een organisatie het aandurft om dergelijke rigoureuze maatregelen te treffen, is de vraag. Toch zijn er wat kleine ingrepen die een groot effect kunnen hebben, zegt Joe Allen, organisatiepsycholoog aan de universiteit van Utah en gespecialiseerd in het onderwerp vergaderen.
Dit zijn Allens punten om tot een betere vergadering te komen:
1. Nodig alleen de mensen uit die erbij moéten zijn: alleen deelnemers wiens expertise noodzakelijk is voor de uit te voeren taken, moeten een uitnodiging krijgen.
2. Laat de tijdsduur afhangen van het doel van de vergadering: probeer zo kort mogelijk de tijd te nemen voor de vergadering. Ga dus geen uur door omdat dat nu eenmaal zo ingepland staat als je na 27 minuten al bereikt hebt wat je nodig had.
3. Ga verstandig om met agendapunten. Een gedetailleerde agenda is nuttig voor deelnemers om zich goed voor te bereiden, maar wordt waardeloos als de punten niet aan bod komen. Zorg dat de discussie over het geplande onderwerp blijft gaan.
4. Kom te vroeg - of tenminste op tijd. Met te laat komen verspil je ieders tijd. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat een paar minuten kletsen over koetjes en kalfjes voor de vergadering ervoor zorgt dat mensen zich daarna meer op hun gemak voelen om zich in de discussie te mengen.
5. Evalueer. Direct na de vergadering moeten discussieleiders de notulen en afgesproken actiepunten rondsturen en daarbij duidelijk de deelnemers aanwijzen die hiermee aan de slag gaan.
Bekijk hieronder ook de tips van coach Charlotte van 't Wout om slimmer te vergaderen:
Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!
Verder in het nieuws
-
‘Verkeerde mensen krijgen bonussen, juist lopendebandpersoneel zou die moeten krijgen’
Neuropsycholoog Chantal van der Leest bekijkt onze gedragingen op de werkvloer: wie of wat bepaalt onze dagelijkse beslissingen? Vandaag: de bonus. -
Salarisdip na WW-uitkering: managers gaan het meest achteruit in loon
Mensen die in de WW terecht komen, moeten in een baan daarna vaak genoegen nemen met een lager salaris. Maar er is hoop: de meeste mensen die binnen een jaar een baan vinden, verdienen na een jaar zelfs meer dan voordat ze werkloos raakten. -
Wat doet een... Demi (23): ‘Ik ben degene die je als klant liever niet aan de lijn wil hebben’
Wie ons banenlandschap bekijkt, ziet bijzondere functies voorbijkomen. Een field service engineer, een lab technician of een assemblagemedewerker: we hebben ze blijkbaar hard nodig, maar waarvoor en waarom? In deze serie vertelt elke week iemand over zijn of haar beroep. Vandaag: Demi Geerts (23), customer services specialist bij TUI in Rijswijk -
VIDEO Werknemers door het dolle heen: baas deelt 10 miljoen aan bonussen uit
Werknemers van een groot makelaarsbedrijf in de Verenigde Staten kregen tijdens het jaarlijkse kerstfeestje van het bedrijf in Baltimore de verrassing van hun leven. Hun baas Edward St. John verraste zijn 198 werknemers met een bonus van maar liefst 10 miljoen dollar, die op basis van hun dienstjaren onder alle werknemers verdeeld werd. -
PREMIUM
Krijg je een kerstpakket? Grote kans dat Dagmara en haar collega's hem gevuld hebben
De komende weken krijgen er naar schatting zo’n zeven miljoen Nederlanders een kerstgeschenk, uiteenlopend van een fles wijn met een strik tot een online keuzegeschenk of een groot pakket met delicatessen. Bij Sligro in Veghel worden de pakketten met mathematische precisie gevuld.
-
De huisman ‘Hier thuis leven we al jaren in de natte droom van minister van Engelshoven’
Niek Druijff (42) verruilt het Nederlandse platteland voor Singapore. Als huisman tussen de expats schrijft hij wekelijks over zijn belevenissen. Vandaag: monstertrucks en slaapproblemen -
‘Werkcode’ voor gelijkwaardige beloning flex en vast
Acht partijen – waaronder Achmea, ING en Nationale-Nederlanden – ondertekenen vanmiddag een zogenaamde ‘werkcode’. Daarmee willen ze inspelen op de flexibilisering van de arbeidsmarkt en zich inzetten voor gelijkwaardige beloning van flexwerkers en werknemers met gelijk werk. -
Tien tips om het meeste uit je Linkedin-profiel te halen
LinkedIn is een waardevol platform voor werknemers én (startende) ondernemers. Jezelf profileren, netwerken, relaties beheren, nieuw personeel vinden; het kan er allemaal. Maar hoe pak je dat het beste aan? LinkedIn-specialist Victor Huiting geeft op De Ondernemer 10 tips op om het meeste uit jouw profiel te halen.