Er waren dagen dat hij tachtig tot honderd e-mails binnenkreeg, 60 tot 70 procent kwam van zijn eigen medewerkers. Dat leverde frustratie op. ,,Ik was het grootste gedeelte van mijn tijd bezig vragen te beantwoorden van nota bene mijn eigen collega’s”, verzucht René Sielhorst, eigenaar van het gezondheidsadviesbureau Its My Life. ,,Toen ik van een collega in de kamer naast me een uitgebreid epistel binnenkreeg, was de maat vol.”

Hij deelde zijn verhaal onlangs op Linkedin en dat leverde meer dan 6600 likes en 300 reacties op. Het bericht werd 400.000 keer bekeken. ,,Je ziet in die discussie dat veel mensen merken dat e-mails vaak verkeerd worden geïnterpreteerd. Je bent vaak kortaf omdat het te veel tijd kost om uitgebreid te reageren”, merkte Sielhorst.

Per bedrijf kijkt Spinder hoe ze het beste e-mailgebruik kunnen aanpakken. ,,Ik vraag ze om te vragen wat ze het vervelendst vinden. Zijn dat de cc’s, de ‘reply-to-all-mails’ of is het de verwachting dat er direct gereageerd wordt. Dan moet je daar onderling afspraken over maken.” Wel benadrukt ze dat ‘even langslopen’ ook niet altijd de goede oplossing is. ,,Dan is het gevaar groot dat het probleem zich verplaatst. Als iedereen de hele tijd langsloopt, kan dat ook heel erg afleiden. Je kunt afspreken dat alleen bij spoedgevallen te doen.”

It-bedrijf Atos stopte in 2014 met interne e-mails en maakt nu gebruik van andere tools om het e-mailgebruik te verminderen, vertelt Marianne Hewlett, communicatie-expert en vicepresident bij het bedrijf. ,,We werken met zogenaamde ‘communities’ waarin we samen aan documenten werken. Ik kan daar met mijn team snel aan werken zonder dat we ‘versie 10’ aan het rondmailen zijn. Dat maakt het rustiger en overzichtelijker. Voor de snelle communicatie wordt een chatprogramma gebruikt. ,,Dat is nodig omdat we een internationaal bedrijf zijn, we zitten niet continu tegenover onze collega’s op kantoor, dus we kunnen niet zonder”, zegt Hewlett.

Het was wennen en het vraagt om een cultuurverandering, weet Hewlett inmiddels. ,,Het belangrijkste is de voorbeeldfunctie van de managers en leidinggevenden. Als zij blijven mailen, geef je medewerkers bijna geen andere keuze dan om daarin mee te gaan. Het moet door alle gelederen van het bedrijf worden omarmd.”

Ook Sielhorst heeft het aantal belangrijke mails in zijn inbox met de maatregelen teruggebracht tot vier of vijf berichten waar hij echt op moet reageren. De sleutel? Dat is volgens Sielhorst onderling vertrouwen. Want dan weet je heus wel dat iets gebeurt als er geen voortdurende updates worden gegeven per mail, aldus Sielhorst.

1. Maak voor jezelf een diagnose. Zit je de hele dag in je inbox? Heb je notificaties aan staan? Hoe vaak doe je tussendoor iets wat je je niet had voorgenomen? Denk na voordat je een mail stuurt, want je krijgt altijd iets terug. En wie zijn jouw grootste stalkers? Ga met deze mensen een kop koffie drinken om te kijken of je e-mail efficiënter kunt gebruiken.

2. Kijk alleen naar je e-mail als je tijd hebt om te reageren. ,,Veel mensen lezen hun mail steeds tussendoor. Als je geen tijd hebt om te antwoorden, vergeet je die mails waar je later nog even naar zou kijken”, weet Spinder.

3. Reserveer een of twee keer per dag een tijdstip waarop je je mail checkt en kijk alleen dan. Spreek wel een spoedkanaal af, zodat je collega’s weten waar ze je kunnen bereiken als het écht dringend is. 

Wil je ook een lege inbox?  Carrièrecoach Charlotte van 't Wout geeft in de succesminuut vier tips hoe je je mailbox leeg kunt houden: