Kantoortuin maakt asociaal: mensen mailen méér en praten minder

Erg rustig is het meestal niet werken in de kantoortuin. Gemiddeld hebben mensen er maar 11 ongestoorde werkminuten per keer tussen de verstoringen door, zo bleek uit een studie van de Universiteit van Californië. Deskundigen waarschuwen zelfs voor de vrijwel constante prikkels van de open kantooromgeving die schadelijk zouden zijn voor de mentale gezondheid, van piepende telefoons tot langslopende collega's.

Maar al die drukte moet in ieder geval goed zijn voor de interne communicatie: waar rumoer is, wordt sociaal met elkaar omgegaan, toch? Dat blijkt tegen te vallen, zo constateerden onderzoekers van Harvard Business School. 

Om te kijken wat de overgang naar een kantoortuin nou precies doet met de communicatie, bestudeerden zij de werknemers van twee grote bedrijven die de overstap maakten. De medewerkers werden voorzien van geavanceerde sensorbadges met camera en microfoon die registreerden wanneer, met wie en hoe lang zij een gesprek voerden op kantoor. Ook werd de data van de bedrijfsservers bekeken voor hun gebruik van e-mail en chatprogramma's.  

Wat bleek? Na de overgang naar de kantoortuin gingen de werknemers zich juist minder sociaal gedragen. Het aantal face-to-facegesprekken in beide bedrijven verminderde met zo'n 70 procent. Zo hadden werknemers van bedrijf 1 voor de overstap nog gemiddeld 5,8 uur persoonlijk contact met elkaar. In de kantoortuin was dat gemiddeld nog maar 1,7 uur.

De elektronische communicatie op kantoor nam daarentegen sterk toe. Werknemers van bedrijf 1 stuurden elkaar 56 procent meer mailtjes. De chatactiviteit nam toe met 67 procent. Bij bedrijf 2 leidde de overgang tot 22 procent meer mailtjes en een toename in chatactiviteit van 50 procent.

In de open kantooromgeving konden werknemers elkaar letterlijk de hele dag achter hun bureau zien zitten, zo constateerden ook onderzoekers Ethan Bernstein en Stephen Turban. Waarom praatten ze dan niet gewoon met elkaar in plaats van te mailen of chatten? 

Volgens Bernstein en Turban zou dat juist kunnen liggen aan het gebrek aan privacy dat de kantoortuin biedt. Medewerkers gaan strategieën ontwikkelen om toch nog een beetje op zichzelf te zijn. Omdat ze zo zichtbaar zijn, trekken ze zich zoveel mogelijk terug achter hun bureau. Als ze toch iets tegen een collega willen zeggen, kiezen ze er misschien eerder voor even een mailtje te sturen. Ze kunnen immers zien dat diegene die ze moeten bereiken aan zijn bureau zit. Ook voorkomen ze daarmee dat ze de boodschap moeten overbrengen terwijl er (veel) andere collega's bij zitten. 

Maar e-mailen en een echt gesprek voeren met een collega zijn niet hetzelfde. Uit eerder onderzoek kwam naar voren dat e-mailcontact leidt tot een lagere werkproductiviteit dan 'echt' contact. Bernstein en Turban zagen bovendien dat mensen niet alleen gingen mailen in plaats van praten, maar dat het contact niet per se plaatsvond met dezelfde personen als daarvoor. Als niet meer met de juiste collega's gecommuniceerd wordt, zou ook dat de productiviteit in gevaar kunnen brengen.

Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!