Bij dit bedrijf mag je álles declareren (als je maar je gezond verstand gebruikt)

Het bedrijf constateerde zo’n twee jaar geleden dat de regels rond declareren onduidelijk waren voor veel medewerkers, zegt Benno Welmers, Product Manager Payroll. ,,Hoe meer regels je maakt, hoe meer uitzonderingen daar weer op ontstaan, waardoor je weer meer regels nodig hebt.’’

Daarmee kost declareren ook steeds meer moeite en tijd. ,,Medewerkers moeten een heel handboek doorploegen om iets te declareren en de financiële administratie moet controleren of al die regeltjes na zijn geleefd.’’ Dus verving AFAS twee jaar geleden al die regels door één algemene vuistregel: werknemers mogen alles declareren, als de kosten maar gemaakt zijn in het belang van het bedrijf.

Maar, alles mogen declareren... Is dat niet vragen om problemen? ,,Je zou verwachten van wel omdat ‘alles mag’.’’ Maar dat was niet zo. Sterker nog, AFAS zag een dip in het aantal declaraties. ,,Mensen dachten bij alles, tsja, heb ik dat echt alleen voor het werk nodig en niet voor mezelf?’’ Het bedrijf moest werknemers aanmoedigen minder streng te zijn voor zichzelf. ,,Nu zie je dat de declaraties op een normaal, stabiel niveau liggen. En dat zonder dat we tijd kwijtraken aan de regeltjes.’’

Het systeem werkt volgens Welmers vanwege de eenvoud. ,,Een collega declareerde bijvoorbeeld een nieuwe zonnebril. Hij moest veel in de auto zitten, kreeg last van de zon en vervolgens hoofdpijn, waardoor hij niet kon werken.’’ Die kosten kreeg hij vergoed. ,,Maar als een andere medewerker denkt, mooi, dan kan ik ook een zonnebril aanvragen voor de wintersport, dan krijgt hij die niet. Diegene handelt duidelijk uit eigenbelang.’’

AFAS wil met het declaratiebeleid een voorbeeld zijn voor andere organisaties. ,,Bij veel bedrijven is het nog steeds de gewoonte om alles maar een keer per maand uit te betalen, het loon maar ook eventuele onkosten die medewerkers hebben voorgeschoten.’’ Het nadeel: vul je iets verkeerd in of heeft men vragen over je declaratie, dan moet je wachten tot de volgende uitbetaling van salaris. ,,Misschien geen probleem als het om een klein bedrag gaat, maar bijvoorbeeld cursuskosten kunnen erg hoog zijn. Medewerkers kunnen in de knel komen als ze op dat geld moeten wachten.’’

Ingewikkelde declaratiesystemen leiden er bovendien toe dat personeel kosten dan maar niet declareert. ,,Moet je eerst een Excelsheet invullen, de handtekening van je leidinggevende vragen of voor verschillende soorten kosten verschillende formulieren invullen, dan denken mensen al snel, laat maar, het gaat maar om vijf euro.’’ Begrijpelijk, maar onverstandig. ,,Al die vijf euro's bij elkaar opgeteld wordt al snel een flink bedrag.’’

Bovendien kan het ertoe leiden dat personeel minder graag kosten maakt voor de werkgever. ,,Dan betaalt men de koffie bij een afspraak buiten de deur niet, of wordt er geen bloemetje gehaald voor een relatie die een moeilijke periode meemaakt. Dat heeft een negatieve invloed op de uitstraling en cultuur van het bedrijf.’’

Toch kan niet ieder bedrijf zomaar, zoals AFAS, alle regels de deur uit doen, weet Welmers ook. ,,In bepaalde sectoren zijn arbeidsvoorwaarden en dus ook declaraties heel erg strak gereglementeerd, zelfs vastgelegd in de cao.’’ In de thuiszorg is er bijvoorbeeld een regeling voor het declareren van thuisbezoeken: 15 cent per kilometer voor een reis onder de 10 kilometer lang, 27 cent per kilometer meer. ,,Best gecompliceerd om bij te houden. Maar omdat dat verankerd is in de cao kan je daar als bedrijf niet zomaar vanaf stappen.’’

Blijven de regels rond declaraties bij jouw bedrijf ingewikkeld, dan weet Welmers hoe je het beste van de situatie kan maken. Train jezelf om kosten zo snel mogelijk in te dienen, raadt hij aan. ,,Het is echt een kwestie van bijhouden. Bij parkeerkosten maak ik zodra ik betaald heb een foto van het bonnetje en upload ik hem in de app. Want doe ik dat niet, dan weet ik dat ‘ie ergens in een la belandt en dat ik het vergeet.’’ Werkt jouw bedrijf niet met een app? Maak alvast een foto en stel een reminder in voor een moment dat je weer achter je computer zit.

Ook belangrijk: praat eens op het werk over de kosten die je declareert. ,,Het is de taak van de werkgever om personeel op de hoogte te brengen van de regels en mogelijkheden. Maar overleg ook eens met collega’s over de kosten die zij opvoeren en hoe. Zo kun je elkaar helpen bij onduidelijkheden en het ook hogerop aangeven als jullie er een keer niet uitkomen.’’

Efficiënter met je (werk)tijd omgaan? Dit zijn de tips van coach Charlotte van 't Wout:

Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!