Meer met je mail bezig dan met je werk? Zo krijg je een uitpuilende inbox op orde
WerkvragenJe weg vinden op de arbeidsmarkt kan best lastig zijn. Om je een handje te helpen, beantwoorden experts hier wekelijks een veelgestelde vraag over werk. Vandaag: ‘Mijn werkmail is een rommeltje. Hoe krijg ik mijn inbox op orde?’
Maildeskundige Richard Wolfe krijgt deze vraag heel vaak. Hij begon het trainingscentrum E-mail Handyman en schreef het boek Speedmailen. ,,We zijn massaal e-mail gaan gebruiken, maar worden daarbij niet goed begeleid. Op de werkvloer verzuipen veel mensen al jarenlang in de mails. Elke dag. Dat kost veel energie.’’
Op de werkvloer verzuipen veel mensen al jarenlang in de mails. Elke dag. Dat kost veel energie
Arjan Bloemendaal, trainer en eigenaar van Het Effectieve Werken, ziet precies hetzelfde. ,,Bedenk allereerst: je mail is geen crisisbox. Bij een noodgeval krijg je altijd telefoon of iemand aan je bureau. Er is dus geen noodzaak voortdurend mail binnen te zien komen.’’
Zo ga je van chaos naar een georganiseerde inbox:
1. Zet meldingen uit
Bloemendaal: ,,Schakel meldingen en pop-ups van mails uit. Je wordt minder productief als je telkens van taken wisselt, het haalt je uit je concentratie. In de meeste banen is het ook niet essentieel om meteen op binnenkomende mails te reageren.’’
2. Maak een strijdplan
Wolfe: ,,Je hoeft niet zelf het wiel uit te vinden: kies een beproefde werkstijl. Er zijn twee bekende opties: inbox zero of inbox infinity. Bij de eerste maak je je inbox elke keer helemaal leeg. Bij de tweede laat je alles juist eindeloos doorstromen, als een soort tijdlijn. Dit is vaak een ‘slachtofferkeuze’; kies er alleen bewust voor en sorteer taken op een andere plek.’’
3. Doe een eerste opruimactie
Bloemendaal: ,,Stel, je inbox bevat 5000 mails. Maak dan een map ‘Archief 2020’ en gooi hierin alle berichten die ouder zijn dan een maand. De overgebleven mails van afgelopen maand kun je vervolgens verdelen in groepen of categorieën.’’
4. Word Pieter Post
Bloemendaal: ,,Wat krijg je precies binnen? Nieuwsbrieven, systeemmeldingen, cc’s - en eigenlijk maar een paar mails waar je echt iets mee moet. Daar moet je dus onderscheid in maken.’’
Wolfe: ,,Pieter Post is hiervoor mijn alter ego, een professionele mailmanager! Ik leer mensen liefst sneltoetsen, want slepen met een muis kost ook onnodig energie. Nu sorteer ik mail zo snel als Max Verstappen, niet als een sukkel die de versnelling niet kan vinden.’’
5. Kies de juiste categorieën
Wolfe: ,, Voorkom dat je inbox je werkplek wordt - dat leidt af. Verzamel taken liever op een andere plek; in een map, of maak er een lijst van.’’
Beslis bij elke mail: archiveer, delete of maak er een actie van, vat Bloemendaal samen. In plaats van kleuren of projectmappen raadt hij aan ‘actiegroepen’ te maken. ,,Voor een secretaresse is dat bijvoorbeeld ‘afspraken plannen’, ‘vergaderingen aanmaken’, ‘uitwerken’ of ‘overleggen met manager’. Werk vanuit die mappen of maak er taken van.’’
Raak je zo niets kwijt? Wolfe: ,,Leer beter zoeken in plaats van allerlei mapjes te maken zoals een soort startpagina.nl. Met de hoeveelheid mails die we krijgen, is dat niet efficiënt.’’
6. Neem de regie met een routine
Wolfe: ,,Kies vaste momenten om mail en taken te organiseren, per dag en week. Houd daarnaast een of twee keer per jaar een grote schoonmaak.’’
Vaak is drie keer per dag je mail checken ruim voldoende
Bloemendaal: ,,Vaak is drie keer per dag je mail checken ruim voldoende. Laat meteen even weten wanneer je gaat reageren op een ingewikkelde mail. Iemand hoeft je dan niet na te mailen of te bellen; zo krijg je uiteindelijk minder berichten.’’
7. Hou vol
Wolfe: ,,Je inbox organiseren vraagt een gedragsverandering. Begin laagdrempelig en investeer eventueel in begeleiding of lessen. Mailen moet je immers elke dag.’’
De ‘inbox zero’, oftewel elke dag afsluiten met een lege inbox, helpt coach Charlotte van ‘t Wout orde scheppen in de mailchaos. Bekijk hier hoe ze dat aanpakt:
Gratis onbeperkt toegang tot Showbytes? Dat kan!
Log in of maak een account aan en mis niks meer van de sterren.Lees Meer
-
Waarom je altijd alles uitstelt (en hoe dat ene project wél afkomt)
Gedragspsycholoog Chantal van der Leest bekijkt onze gedragingen op de werkvloer: wie of wat bepaalt onze dagelijkse beslissingen? Vandaag: uitstelgedrag. -
‘Vrouwen verdienen maar bij 11 procent van de grote bedrijven meer dan mannen’
Bij slechts 11 procent van de grote bedrijven is het gemiddelde uurloon van vrouwen hoger dan dat van mannen in hetzelfde bedrijf, blijkt uit een analyse van het CBS. Deze uitzondering gaat vooral op in het openbaar bestuur en bij uitzendbureaus. -
1
Zo zet je gezichtsherkenning en vingerafdrukscanner van je telefoon snel uit
Je smartphone ontgrendelen met je gezicht of vingerafdruk klinkt veilig, maar in geval van nood kan het juist een beveiligingsrisico zijn. Iemand kan onder dwang je gezicht scannen of onopgemerkt je vingerafdruk bemachtigen. Gelukkig kun je dit voorkomen. -
Werkvragen
Zzp’er worden? Dit moet je niet vergeten
Je weg vinden op de arbeidsmarkt kan best lastig zijn. Om je een handje te helpen, beantwoorden experts hier wekelijks een veelgestelde vraag over werk. Vandaag: ‘Wat mag ik niet vergeten als ik voor mezelf wil beginnen?’ -
Werkvragen
Onenigheid op je werk? Zo ga je vol vertrouwen de discussie aan
Je weg vinden op de arbeidsmarkt kan best lastig zijn. Om je een handje te helpen, beantwoorden experts hier wekelijks een veel gestelde vraag over werk. Vandaag: ‘Pittige discussies met een collega of klant, hoe pak je die aan?’
-
Werk jij liever thuis omdat je daar productiever bent? ‘Gaat om meer dan je to-dolijst afstrepen’
Een goede verstandhouding met collega’s, leidinggevenden of klanten maakt je werkdag niet alleen plezieriger, maar zorgt er ook voor dat je meer gedaan krijgt. Mirjam Wiersma, auteur van twee boeken over zakelijk flirten, vertelt hoe je jezelf op de kaart zet en mooie relaties opbouwt met anderen. Deze keer: een intern netwerk. -
PREMIUM
Nederland dreigt vast te lopen door tekort aan personeel: dit kunnen we ertegen doen
De NS, Schiphol, het onderwijs, de zorg; overal zijn mensen nodig. Nederland dreigt vast te lopen. Hoe dichten we de gaten? Zes oplossingen. -
Energierekening
Ad: ‘Ik heb zelf ventilatoren onder de radiator geklikt voor optimale verwarming’
Hoeveel geld besteed jij aan energie in huis? Hoe probeer je de kosten omlaag te brengen? Deze vragen stellen we elke week aan een Nederlander. Vandaag: Ad Voermans (66) uit Rijen, bij Breda.