Reiskostenvergoeding gaat veranderen: ‘Vast bedrag per maand nu vaak ongunstig’

Sinds het begin van de coronacrisis worden minder kilometers gemaakt voor het werk. Waar veel bedrijven in de beginfase de vaste reiskostenvergoeding bleven uitbetalen, is een vijfde van de organisaties daar al vanaf gestapt, bleek uit onderzoek van HR-dienstverlener Visma | Raet. 

Ook het Nederlandse Thales pakt het anders aan sinds de crisis. Bij dit technologiebedrijf is ‘60/40 werken’ de norm geworden. ,,Dat wil zeggen: drie dagen op kantoor en twee dagen thuis”, zegt communicatiedirecteur Job van Harmelen van Thales. ,,In 2014 zijn we er al mee begonnen om ons meer te focussen op slimmer werken en dus ook op werken op afstand. Corona heeft zeker invloed gehad op deze ontwikkeling.’’ 

Thales wil het kantoor post-corona vooral gebruiken als plek voor sociaal contact. ,,Je komt naar kantoor om elkaar te ontmoeten, want geconcentreerd werken kan vaak ook thuis. Uit een analyse van allerlei data is bij ons daarom gebleken dat drie dagen op kantoor en twee dagen thuiswerken de beste verhouding is.”

Hoe worden werknemers financieel tegemoet gekomen in de nieuwe situatie? Thales lost dit, net als veel andere bedrijven in Nederland, op door een thuiswerkvergoeding uit te keren. Daarbij hanteren ze de door het Nibud uitgerekende norm van 2 euro per dag. Door de coronapandemie kunnen bedrijven deze kosten dit jaar nog onbelast wegschrijven onder de werkkostenregeling. ,,Die regeling houdt in dat je sinds vorig jaar 3 procent van de loonsom tot 400.000 euro en 1,18 procent over het meerdere van alle werknemers samen belastingvrij kunt uitgeven aan werkgerelateerde kosten”, zegt fiscalist Raymond Barkman van Nextens. 

Een royaal percentage om rekening te houden met de bijzondere omstandigheden rond corona. Barkman: ,,De verwachting is dat dit in 2022 teruggeschroefd wordt naar het oorspronkelijke percentage van 1,2 procent van de totale loonsom.’’ 

_{De tekst gaat hieronder verder.}

Barkman verwacht dat het kabinet op Prinsjesdag met een nieuw plan komt voor de onbelaste thuiswerkvergoeding. ,,Ze zullen met een gebaar moeten komen naar werkgevers toe. Voor bedrijven die bijvoorbeeld hun werknemers willen helpen aan een goede thuiswerkplek is dat financieel gezien nu nog gunstig, dus zet die werkkostenregeling vooral dit jaar nog in.”

De reiskostenvergoeding wordt door veel werknemers als een welkom extraatje gezien. Ze krijgen nu immers geld voor reiskosten die ze niet maken. Maar deze situatie is niet zo voordelig als hij misschien lijkt, zegt Jacques Raaijmakers van XpertHR. ,,Veel werknemers staan er onvoldoende bij stil dat een bovenmatig inkomen in de vorm van een te hoge reiskostenvergoeding uiteindelijk nadelig kan uitpakken”, waarschuwt hij. ,,Als later bij een controle blijkt dat die reiskosten niet gemaakt zijn, kan de werkgever een naheffing ontvangen.’’ 

Die wordt verhaald op de werknemer. ,,Er moet alsnog loonbelasting worden betaald omdat de werknemer in feite extra loon heeft ontvangen. Kijk hier dus mee uit, en zorg dat je goed afspreekt hoe het zit met de fiscale gevolgen als je ziet dat je te veel reiskostenvergoeding krijgt.” 

Volgens fiscalist Barkman hebben veel bedrijven de reiskostenvergoeding al teruggeschroefd of zijn ze daar mee bezig. ,,Bedrijven willen geen kosten vergoeden die niet gemaakt worden.” Om als werknemer zeker te weten of je voldoende reiskostenvergoeding krijgt, moet je nagaan wat er is afgesproken in de arbeidsvoorwaarden. 

In de meeste gevallen krijg je óf een variabele autokostenvergoeding in de vorm van 19 cent per kilometer, waarbij je de kosten moet declareren, óf - als je meer dan 128 dagen per jaar naar dezelfde locatie gaat - een vaste vergoeding voor woon-werkverkeer. ,,Dat is voor bedrijven namelijk makkelijk te berekenen”, zegt Raaijmakers. ,,Je mag dan uitgaan van 214 dagen, maal 19 cent per kilometer op een dag. Dat bedrag deel je door twaalf maanden. Maar sommige bedrijven toppen dit af en betalen een maximaal bedrag per maand. Dat is maar net wat er is afgesproken.”

Thales kijkt nu of het af wil stappen van de vaste vergoeding. ,,Er zijn natuurlijk ook mensen die zakelijk of privé gezien niet thuis kunnen werken”, zegt Van Harmelen. ,,Daarom proberen we te zorgen dat ieder team de 60/40-regeling toepast, maar dat er individuele verschillen kunnen zijn. We overwegen om over te stappen naar het registreren van de gemaakte ritten. Dat vergt alleen wel iets meer administratiewerk.’’

Minder reiskosten en een nieuwe thuiswerkvergoeding scheelt bedrijven op de lange termijn een flinke kostenpost, weet Van Harmelen. ,,Voor de korte termijn hebben we bijvoorbeeld wel flink geïnvesteerd in hardware en software om remote werken veilig en makkelijk te maken. Maar aan de andere kant waren we bijvoorbeeld aan het kijken om ons kantoor uit te breiden in vierkante meters. Door de ontwikkelingen rond remote werken is dat van de baan en dat scheelt geld.”

Bekijk hier al onze video’s over werk en carrière: