‘Wat een baas vaak niet doorheeft, is hoeveel je eigenlijk al op je bord hebt liggen’

‘Ik moet gewoon beter prioriteiten stellen’ - in elke training die ik geef is er wel iemand die het uitroept. Terecht, natuurlijk. Het is een van de grootste uitdagingen van het moderne werken: wat doe je in de situatie dat je méér te doen hebt dan waar je tijd voor hebt? Je kunt dat probleem proberen op te lossen door je tijd efficiënter in te delen - het idee achter timemanagement - of door langere dagen te maken en je pauzes op te schorten. Maar vroeg of laat loop je toch weer tegen hetzelfde probleem aan: je hebt niet méér tijd dan je hebt.

En dus moet je keuzes maken over wat je wel doet en wat niet. Want dat is wat prioriteiten stellen is: beslissen waar je beperkte tijd (eerst) naar uitgaat. ’Nee’ verkopen tegen de dingen die niet belangrijk genoeg zijn. Om ‘ja’ te kunnen zeggen tegen wat wél belangrijk is, moet je immers ‘nee’ kunnen zeggen tegen de andere dingen. Je kunt beter een paar dingen goed doen, dan alles half.

Tot zover de theorie. Want dat mooie verhaal over prioriteiten stellen, veronderstelt dat je dat zélf kunt doen. Fijn als je zelfstandige bent of een baan hebt waarin je volledige zeggenschap hebt over je eigen tijd, maar dat is slechts voor een beperkte groep weggelegd. Verreweg de meeste werkenden hebben ook gewoon dingen die móéten, omdat dat bij hun functie hoort of omdat hun baas dat zegt. Sta je dan, met je zorgvuldig geformuleerde prioriteiten…

Dus wat doe je als prioriteiten stellen niet lukt, omdat je steeds van je leidinggevende iets op je bureau gelegd krijgt? Het antwoord: de bal terugleggen. Want wat zo’n baas vaak niet doorheeft, is hoeveel je eigenlijk al op je bord hebt liggen. 

Vraag daarom dus je leidinggevende om je te helpen prioriteren. Krijg je een mailtje met nog een taak, dan is een handig antwoord: ‘Ik begrijp dat je wil dat dit snel af komt. Dat kan. Ik heb echter momenteel ook X, Y en Z die deze week af moeten. Kun je me vertellen welke van deze projecten dan even kan wachten?’ Vaak zal je baas dan zelf tot de conclusie komen dat je al te veel hooi op je vork hebt óf je vertellen welke van jouw taken bij nader inzien wel kan blijven liggen. In beide gevallen: winst. Prioriteren gaat dus ook over déprioriteren. En hoe eerder je baas dat door heeft, hoe beter.

Thijs Launspach is psycholoog en stressexpert. Hij schreef hierover de boeken Fokking druk (2018), Werken met millennials (2019) en Werk kan ook uit (2020). 

Bekijk hier al onze video’s over werk en carrière: