Werknemer en privacy: dit mag je baas wel en niet van je weten

Data kan ook ingezet worden om voorspellingen te doen over personeelsverloop. Daar zien veel werkgevers wel brood in, blijkt uit het jaarlijkse HR-benchmark onderzoek van hr- en payroll dienstverlener Visma | Raet. Dit jaar deden 499 hr-professionals, 99 bestuurders en 1340 medewerkers mee aan het onderzoek dat respondenten bevraagt hr-zaken.

Meer dan de helft van de bestuurders geeft aan oor te hebben naar het gebruiken van voorspellende data als het gaat om gezinsplanning van werknemers, om zo de bedrijfsvoering beter in te kunnen richten. Dertig procent van de hr-professionals zegt dit te willen.

Dat bedrijven data verzamelen over werknemers en daar voorspellingen op loslaten, is niet nieuw, zegt Marco Winkel, HR Director bij Visma | Raet. ,,We zien in ons onderzoek dat het verzamelen van data elk jaar belangrijker wordt bij hr en daardoor ook bij bestuurders. Het vaakst worden er gegevens verzameld om de werknemerstevredenheid te meten. Dat kan hele nuttige informatie zijn.”

Remke Scheepstra, arbeidsrechtadvocaat en partner bij Baker & McKenzie, snapt niet zo goed waarom bedrijven voorspellende data nodig hebben over de gezinsplanning van werknemers. ,,Je weet toch redelijk op tijd van tevoren dat iemand uit gaat vallen, meestal vanaf twintig weken en je weet hoe lang iemand ongeveer wegblijft’’, zegt Scheepstra. ,,Misschien wil iemand geen kinderen, of kan een vrouw geen kinderen krijgen. Dat zijn pijnlijke dingen en daar mag je sowieso niet naar vragen als baas.”

Dat zegt ook Winkel. ,,Als werkgever moet je sowieso niet geïnteresseerd zijn in de kinderwens van personeel en daar al helemaal geen data over willen verzamelen. Het is ook irrelevante informatie. Mensen doen er nog steeds gemiddeld negen maanden over tot de bevalling. Dat biedt genoeg ruimte om voor vervanging te zorgen.”

Mag je überhaupt wel gegevens van personeel bijhouden en opslaan? Bedrijven moeten voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Daarin staat dat je niet zo maar persoonsgegevens mag verwerken in verband met bescherming van de privacy van je werknemers.

Scheepstra krijgt tegenwoordig vaak vragen van bedrijven over het onderwerp. ,,Ze willen vaak bijhouden hoe het gesteld is met de diversiteit en inclusie binnen het bedrijf en vragen zich af of ze gegevens over iemands sekse of achtergrond bij mogen houden. Het is een gevoelige kwestie. De werkgever moet altijd een zorgvuldige belangenafweging maken tussen het doel van de verwerking van de gegevens en de privacy van de werknemer.”

Je kan bijvoorbeeld persoonsgegevens verwerken voor het opstellen van een arbeidsovereenkomst. Scheepstra: ,,Daar gebruik je vaak een kopie van een paspoort voor, dus die gegevens mag je verwerken. Daar moet een werknemer overigens ook altijd over geïnformeerd worden. Vervolgens mag je de gegevens daarna niet voor andere doeleinden gebruiken.”

Wat dan wel weer mag is statistieken bijhouden over bijvoorbeeld een team. Scheepstra: ,,Het management geeft vaak de voorkeur aan statistieken per team boven het verzamelen van gegevens per werknemer. Dit is over het algemeen minder problematisch, omdat de informatie minder snel herleidbaar is naar individuele werknemers en dan zijn het geen persoonsgegevens meer.”

Algemene analyses maken, daar ziet Winkel ook geen gevaar in. Net als een verband leggen tussen hoeveel verlofdagen iemand opneemt en de kans op uitval. ,, Iedereen heeft af en toe een pauze nodig. Heeft iemand nog geen enkele verlofdag opgenomen, dan kun je daar ook op acteren en voorkomen dat iemand uitvalt.”

Leidinggevende horen in de wandelgangen ook wel eens wat over hun werknemers. Maar op deze data mag je dan weer geen voorspellingen op loslaten, zegt Winkel. ,,Als ik weet dat jij free climber bent en graag gevaarlijke bergen beklimt in je vrije tijd, dan mag ik daar als werkgever geen mogelijk gevolgen aan verbinden. Veilig blijven in je vrije tijd is je eigen verantwoordelijkheid. Daarnaast kan iedere werknemer wat overkomen.”

Stel dat je werkgever in de arbeidsovereenkomst toestemming vraagt voor het bijhouden van wat je hobby’s zijn om zo te kunnen voorspellen of je sneller verzuimt, dan kun je dat verzoek weigeren. Vanwege de gezagsverhouding tussen werkgever en personeel vinden werknemers dat niet altijd even gemakkelijk, weet Scheepstra. ,,Voel je je verplicht om mee te werken bij de verwerking van je gegevens, dan kun je bezwaar maken binnen de organisatie. Mocht dit niets uithalen, dan kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.”

Bekijk hier al onze video’s over werk en carrière: